Hur ska man tänka med Metadata i SharePoint?

10 000-kronorsfrågan i alla verksamheter som vill få bättre ordning och reda på dokumenten brukar handla om Metadata i SharePoint. Hur många metadata ska man ha? Vilka ska man ha? Men den svåraste nöten att knäcka brukar alltid vara - Hur får man användare att lägga in metadata.


Här resonerar jag lite. Inget är svart eller vitt, svaret beror på vilken typ av organisation man är, hur många man är, vilken bransch man är i osv.


Less is more. Att ta i från tårna och ha 100 stycken metadata är visserligen en kittlande tanke, men helt omöjlig att genomföra. Satsa på ett par, kanske högst tre BRA metadata istället. Tips på kandidater är Dokumenttyp och Ämne. En dokumenttyp beskriver helt enkelt bra vilken typ av dokument det är. Ex. Avtal, Protokoll, Instruktion etc. Blanda inte ihop det med Filtyp, vilket är standard i SharePoint och är t ex Excelfil, PowerPoint m fl.


Ett annat bra metadata är Ämne. Ämne är lite mer flytande men speglar bra vad dokumentet behandlar, både som ämne men också lite organisatoriskt, ex. HR eller Marknad.


Tänk också på att du har flera latenta metadata som du får med av bara farten, ex Datum, Författare och Filtyp.


Lyckas du få in två metadata som faktiskt medarbetare bemödar sig att lägga in då har du lyckats. Se exemplet nedan. Nu i SharePoint går det att lägga in metadata, men är du lat eller bara har "missat" så varnar SharePoint dig ganska snällt. Den skriker inte och låter dig gå vidare, men uppmärksammar dig på att det fattas. Då skulle du som organisation kunna beta av lite då och då och att medarbetare hjälper varandra att fylla i - istället för att det ska blir för mycket tvång och pekpinnar.


Och det sista men viktigaste tipset. Är du chef och en bra ledare och själv lever som du lär så kommer du ha större chanser att lyckas. Var en förebild!